CASE STUDY ／ バックオフィス自動化

勤怠の請求転記を
1社4時間から30分に
したOCR自動化

「読む・計算する・確かめる」を道具ごとに分け、人の作業を最後の確認だけにしました。

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  • Gemini
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まとめ図：勤怠の請求転記 1社4時間→30分。原因は行ずれ、読むのはGemini、計算はExcel、人は確認だけ、まず1社で1か月
OVERVIEW

概要

課題

派遣先5社から届くシフト表・タイムカードのPDFを、目で追って請求用Excelへ手入力していた。

仕組み

PDFをフォルダに置くと、GASが自動で動き、Geminiが読み取り、Excelが計算・検証する。

効果

1社あたり約4時間の作業が、数字の確認だけの約30分になった。

RESULTS

成果

1社あたりの作業時間
約4時間 → 約30分
手入力をなくし、数字の確認だけに
5社合計（毎月）
約20時間 → 約2時間30分
1社あたりの時間 × 5社
2社目以降の導入
約1週間／社
最初の1社は確立に1か月

数字はすべて筆者の職場での実績値です。

PROBLEM

転記ミスの原因は、注意力ではなく「目で追う作業」でした

  • 行ずれ人数が多いシフト表ほど目が滑り、隣の人の数字を拾ってしまう。
  • 書式の違いシフト表は会社ごとにばらばらで、時刻ではなく記号で書かれている。
  • 定規頼み定規を当てて作業しても、注意を強めるほど時間がかかり、集中が切れる。
SOLUTION

読む・計算する・確かめる、を道具ごとに分けた

本番運用のフロー図：PDFが届く、Geminiで読取、シフト表とタイムカードに分岐、請求Excelへ転記、自動計算、検証、人が確認、請求書の完成
本番運用のフロー（②〜⑤はGASで自動処理）
GASフォルダのPDFを見つけ、読み取りから検証までを自動で実行
Geminiシフト表・タイムカードのPDFを、文字と数字のデータにする
Excel勤務予定と始業・終業時刻から、勤務時間を関数で計算する
検証合計勤務時間・残業時間・休日出勤を確かめ、不明な箇所を赤字にする
人赤字の箇所と、数字におかしな点がないかを確認する
PROCESS

まず1社に絞り、1か月確かめてから広げた

構築フェーズの図：1社目を選ぶ、読取設定、転記設定、検証ルール、赤字ルール、1か月の試運用、残り4社へ横展開
構築の流れ（1社目は1か月、2社目以降は1社 約1週間）
STEP 1
ミスの起きやすい会社を1社選ぶ
STEP 2
シフト記号の意味を表にしておく
STEP 3
手作業の結果と1か月並べ、確かめてから広げる
INSIGHT

苦労した点と工夫

最大の壁は「表の崩れ」でした。罫線のずれや行の詰まりがあると、AIも人と同じように隣の行の数字を拾います。

そこで、読み取りを完璧にすることはやめました。自信のない箇所を赤字で知らせ、人が原本で確かめる設計にしています。AIに全部を任せず、怪しい箇所を人に渡すことで、安心して請求書を出せるようになりました。

VIDEO

解説動画：定規を当てても転記ミスが減らない本当の理由

画面のシフト表・タイムカード・Excel はすべて説明用のダミーです。台本はこちらから読めます。

CONTENT PACK

このテーマで作った発信物

図解資料

作業構成とフローチャート

準備・構築・本番運用のフロー図と注意点（A4・3ページ）

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勤怠の請求転記を
1社4時間から30分に
記事

中小企業の管理職・総務担当向け解説

原因・仕組み・始め方を約2,800字で

記事を読む →
まとめ画像

記事の要点を1枚に

SNSでも使える縦長の図解（1080×1350）

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解説動画の一場面（1社あたりの転記時間 約4時間→約30分）
動画

定規を当てても転記ミスが減らない本当の理由

原因・分け方・始め方をナレーション付きで解説

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ROLE

担当範囲と使用ツール

担当範囲

  • 業務の洗い出しと仕組みの設計
  • 構築・試運用・他社への展開
  • 記事・図解・まとめ画像・動画（台本・映像）の制作

使用ツール

  • GAS（Google Apps Script）：処理の自動実行
  • Gemini：PDFの読み取り（OCR）
  • Excel：勤務時間の計算と検証

同じような転記作業でお困りではありませんか

手入力の多い事務作業の自動化や、その取り組みの記事化・図解化をお手伝いしています。